Kongressipalvelut

Konsultointi ja projektinhallinta

Konferilla on yli 40 vuoden kokemus kongressien ja tapahtumien järjestämisestä sekä Turussa että muualla Suomessa. Meiltä saat tarvittaessa vinkkejä sopivimmista kokoustiloista ja iltaohjelmista, sekä kaikesta muusta käytännön järjestelyihin liittyvästä. Me huolehdimme kaikista tilaisuutenne järjestelyistä ensimmäisistä suunnittelukokouksista alkaen loppuraporttiin saakka. Osallistumme mielellämme järjestelytoimikunnan kokouksiin. Meidän kanssamme voit tehdä sopimuksen kaikkien alla lueteltujen käytännön järjestelyjen hoitamisesta tai pienemmistä kokonaisuuksista. Jokainen sopimus räätälöidään asiakkaan toiveiden mukaiseksi.

Markkinointi ja materiaalit

* domainin tilaaminen
* www-sivujen laatiminen ja päivittäminen
* esitteiden suunnittelu- ja taittotyö (sähköinen tai painettu versio)
* ohjelmakirjan suunnittelu- ja taittotyö (sähköinen tai painettu versio)
* abstraktikirjan suunnittelu- ja taittotyö (sähköinen tai painettu versio)
* osallistujaluettelon laatiminen (sähköinen tai painettu versio)
* osallistumistodistuksen laatiminen
* nimilappujen tekeminen
* materiaalipakettien kokoaminen (kongressikassit tai -kansiot, lipukkeet, kartat)

Yhteydenpito osallistujien kanssa

* tilaisuuden osallistujat: ilmoittautumiset, maksut, majoitukset, vahvistus- ja infoviestit
* kutsupuhujat: ilmoittautumiset, mahdolliset maksut, matkustus- ja majoitusohjeet, matkalaskut, vahvistus- ja infoviestit, esitysohjeet
* abstraktinesittäjät: ilmoittautumiset, mahdolliset maksut, majoitukset, vahvistus- ja infoviestit, esitysohjeet
* näytteilleasettajat: ilmoittautumiset, osallistumis- ja näyttelypaikkamaksut, edustajien majoitukset, vahvistus- ja infoviestit
* järjestelytoimikunnan ja muiden toimikuntien jäsenet: ilmoittautumiset, mahdolliset maksut, majoitukset, vahvistus- ja infoviestit

Tapahtumapaikka, tarjoilut, kuljetukset ja tekniikka

* tilavaraukset: tilatarpeen kartoittaminen, tarjouspyynnöt, varaukset, aikataulut, salitekniikkatarpeet
* ruokailut ja taukotarjoilut: tarjouspyynnöt, neuvottelut, aikataulut, erikoisruokavaliot
* kaupallisen näyttelyn järjestelyt: näyttelykartta, aikataulut, kalusteet
* posterinäyttelyn järjestelyt
* opasteiden suunnittelu ja laatiminen
* kuljetukset hotelleista tapahtumapaikalle
* rekisteröinti- ja infotiski tapahtumapaikalla
* saliavustajien hankkiminen tarvittaessa

Lisäohjelmien suunnittelu ja järjestäminen (varaukset, kuljetukset, tarjoilut, aikataulut)

* osallistujille järjestettävät iltatilaisuudet ja ekskursiot
* seuralaisille järjestettävät retket
* ennen tilaisuutta tai sen jälkeen järjestettävät koulutuspäivät tai työpajat
* tilaisuuden aikana järjestettävät yleisöluennot

Talous

* tilaisuuden talouden suunnittelu yhteistyössä järjestelytoimikunnan kanssa
* budjetin laatiminen yhteistyössä järjestelytoimikunnan kanssa, budjetin päivittäminen
* tilaisuuden maksuliikenteen hoitaminen ja lopputilityksen laatiminen
* apurahahakemuksiin ja apurahojen käytön raportointiin liitettävien dokumenttien (esim. budjetti, tilitys) laatiminen

Tieteelliseen ohjelmaan liittyvä avustaminen

* abstraktinhallintajärjestelmän hankkiminen ja hallinnointi: esitysten vastaanottaminen, hyväksymis- ja hylkäyskirjeiden lähettäminen
* tilaisuuden aikataulun suunnittelussa avustaminen
* mobiiliapplikaation hankkiminen ja hallinnointi